Conectar QuickBooks Online con Truss

Cómo funciona la conexión

Truss se conecta a QuickBooks Online (QBO) a través del feed bancario de Truss. Vinculas el feed una sola vez en QBO. Después, cada cuenta de Truss se conecta en cuanto registras sus dos entradas de $0,01.

Esas dos entradas son la forma en que Truss aprende a qué cuenta de QBO pertenece cada cuenta de Truss. Una vez que las registras, Truss las encuentra y usa esa cuenta de QBO para todo lo que envía: pagos, cuentas por pagar (bills) y facturas. Ya no tienes que elegir una cuenta del libro mayor en Truss.

Cada cuenta de Truss tiene su propio feed Tu cuenta de efectivo principal y cada Subcuenta se conectan por separado. Cada una necesita su propia cuenta de QBO y sus propias dos entradas de $0,01 registradas. Una cuenta permanece como Not connected hasta que se registran sus entradas.

Antes de empezar

• Necesitas una suscripción activa de QuickBooks Online (no QuickBooks Desktop).
• Debes ser administrador (Admin) tanto en Truss como en QBO.
• Ten a la mano tus datos de acceso a QBO.

Conecta la empresa correcta de QuickBooks Si administras más de una empresa en QBO, revisa el nombre de la empresa en la esquina superior izquierda de QBO antes de empezar.

Empieza en Truss

1. En Truss, ve a Settings → Integrations.

2. Si QuickBooks Online muestra Not connected, haz clic en Connect QuickBooks, luego en Get started, e inicia sesión en QuickBooks. Una sola conexión cubre todas las cuentas de Truss.

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3. Desplázate hasta Connected accounts. Verás todas tus cuentas de Truss, su estado de configuración y la cuenta de QBO donde se registran.

4. Haz clic en Setup guide para ver los pasos de abajo, o en Open QuickBooks bank transactions para ir directo a QBO.

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Paso 1: Abre Bank transactions

En QuickBooks, ve a Transactions → Bank transactions.

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Paso 2: Vincula Truss

1. Haz clic en Link account en la esquina superior derecha.
2. Busca Truss Payments y selecciónalo.
3. Inicia sesión con tus datos de acceso de Truss.

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Paso 3: Marca tus cuentas de Truss

Agrega tanto tu Cuenta de efectivo de Truss como tu Cuenta de tarjeta de Truss. Cada una tiene su propia cuenta de QBO.

1. Marca tu cuenta Truss Cash y tu cuenta Truss Card, además de cualquier Subcuenta.
2. Para cada una, elige la cuenta de QBO donde se registrará, o crea una nueva:
   • Truss Cash y cualquier Subcuenta: define el tipo como Checking.
   • Truss Card: define el tipo como Credit Card. Tiene su propio feed y no necesita las entradas de $0,01.
3. Haz clic en Connect.

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Usa una cuenta de QBO diferente para cada cuenta de Truss Si dos cuentas de Truss se registran en la misma cuenta de QBO, tu contabilidad no coincidirá. Puedes agregar más cuentas después.

Paso 4: Registra las dos entradas de $0,01

Por cada cuenta de efectivo y Subcuenta que conectaste, Truss envía dos entradas de $0,01 al feed: una recibida y una gastada. Normalmente aparecen en Pending (o en For review) en un plazo de 15 minutos.

1. En Bank transactions, selecciona la cuenta en la parte superior.
2. Busca las dos entradas de Truss Bank Feed por $0,01.
3. Haz clic en Post en ambas.
4. Repite el proceso para cada cuenta de Truss.

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Las dos entradas se cancelan entre sí, así que tu saldo no cambia.

Verifica que se conectó

Una vez registradas las dos entradas, Truss las encuentra y el estado de la cuenta en Settings → Integrations cambia a Connected, con su cuenta de QBO indicada al lado.

Así se ve una conexión terminada en Truss: QuickBooks Online muestra Connected, y tu cuenta muestra Connected con su cuenta de QuickBooks al lado.

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Si también usas JobTread, desactiva Automated Invoices.

Para verificarlo de inmediato, haz clic en Setup en la cuenta y luego en Check connection. Haz clic en Details en una cuenta conectada para ver en qué cuenta de QBO se registra.

Activa o desactiva las Facturas Automatizadas

En la tarjeta de QuickBooks Online, en Settings → Integrations, configura Automated Invoices según cómo factures:

• Si usas JobTread y QuickBooks Online, Automated Invoices debe estar en OFF.
• Si usas QuickBooks Online sin JobTread, Automated Invoices debe estar en ON. Envía por correo a tus clientes un enlace de pago por cada factura de QBO.

Conectar Subcuentas

Las Subcuentas funcionan igual que tu cuenta principal. Cada una tiene su propio feed, su propia cuenta de QBO y sus propias dos entradas de $0,01.

1. En QBO, marca la Subcuenta en el Paso 3 y asígnale su propia cuenta de QBO.
2. Registra sus dos entradas de $0,01 en el Paso 4.
3. Verifica que aparezca como Connected en Truss.

¿Creaste una Subcuenta después de vincular Truss? Vuelve a Bank transactions → Link account, selecciona Truss Payments, inicia sesión y marca la nueva cuenta.

Preguntas frecuentes

No veo las entradas de $0,01. Espera 15 minutos y luego haz clic en Update en Bank transactions. Revisa la pestaña Pending o For review y asegúrate de que esté seleccionada la cuenta correcta en la parte superior. ¿Sigue sin aparecer después de una hora? Escríbenos.

¿Qué categoría debo elegir? Cualquier categoría funciona. Las dos entradas se cancelan entre sí, así que no afectan tu contabilidad. Si tienes dudas, consulta con tu contador.

No encuentro una cuenta de Truss que acabo de crear. Vuelve a vincular Truss desde Bank transactions → Link account y marca la nueva cuenta. No aparecerá hasta que lo hagas.

No encuentro Bank transactions. Escribe Bank transactions en la barra de búsqueda de QBO, o haz clic en Open QuickBooks bank transactions en la guía de configuración de Truss.

Truss ya está vinculado en QuickBooks. No necesitas vincularlo de nuevo. Ve directo al Paso 3 para cualquier cuenta que no esté conectada y luego registra sus dos entradas.

QuickBooks me pide actualizar mi plan. Ese aviso viene de QuickBooks, no de Truss. Los feeds bancarios requieren un plan de QBO que permita conectar cuentas bancarias. Revisa tu plan con QuickBooks.