Encuentra el pago devuelto de una factura en QuickBooks Online

Qué pasa cuando se devuelve un pago

A veces el pago de un cliente sobre una factura de Truss no se completa — un cheque rebota, o un pago ACH se devuelve por fondos insuficientes, una cuenta cerrada o una transacción disputada. Cuando eso ocurre, los fondos que llegaron brevemente a tu saldo de efectivo en Truss se retiran de nuevo.

El problema es que el registro del pago ya se sincronizó con QuickBooks Online cuando el pago entró por primera vez. QBO no sabe automáticamente que el dinero rebotó, así que la factura original seguirá apareciendo como Paid en tus libros hasta que entres y lo corrijas.

Nunca anules el pago en QuickBooks

⚠️ No anules el pago
Anular un pago en QuickBooks Online pone el monto de la transacción en cero pero la deja exactamente donde está — todavía vinculada a la factura original. Eso te deja con una confusa entrada fantasma de $0 y una factura que sigue pareciendo pagada, en lugar de la factura reabierta y pendiente que realmente necesitas. Truss tampoco tiene visibilidad de una anulación hecha directamente en QBO, así que no se reflejará del lado de Truss.

En cambio, la solución correcta es desvincular el pago devuelto de la factura — que es lo que realmente la reabre. Eso es lo que explica el resto de este artículo.

Paso 1: Encuentra el pago devuelto

Antes de poder arreglar nada, necesitas registrar la salida del dinero de tu cuenta bancaria y ubicar la transacción del pago original.

1. En QuickBooks Online, ve a Bookkeeping → Transactions → Bank transactions.
2. En la pestaña Reviewed, busca el débito del cheque devuelto o del pago ACH rebotado.
3. Abre la transacción y, en el menú Customer, selecciona el cliente cuyo pago fue devuelto.
4. En el menú Account, selecciona Accounts Receivable y luego selecciona Add.

Esto crea una pequeña entrada tipo gasto que representa el dinero saliendo de tu cuenta — la usarás en el siguiente paso para liberar la factura original.

Paso 2: Reabre la factura original

Ahora conecta esa entrada con el pago original para que la factura vuelva a Unpaid.

1. Ve a Customers & leads y abre el perfil del cliente cuyo pago fue devuelto.
2. Busca la transacción del pago original (la que se aplicó a la factura) y selecciona Edit.
3. Selecciona el enlace payment made para abrir las transacciones vinculadas.
4. Desmarca la factura original — este es el paso que realmente la reabre.
5. Marca en su lugar la nueva entrada que creaste en el Paso 1, para que el total del pago siga cuadrando en cero.
6. Selecciona Save and close. QuickBooks te advertirá que la transacción está vinculada a otras — selecciona Yes para confirmar.

Listo cuando: La factura vuelve a mostrar el estado Open o Unpaid, y la entrada de Accounts Receivable del Paso 1 queda marcada en lugar de la factura.

Paso 3: Factura los cargos bancarios (opcional)

Si tu banco te cobró una comisión por el pago devuelto y quieres trasladársela al cliente, crea una segunda factura para ese cargo en lugar de agregarlo a la original.

1. Selecciona + New → Invoice.
2. Elige el mismo cliente y pon como fecha de la factura el día en que se cobró la comisión.
3. Agrega una línea de Product/service para la comisión (créala primero en tu lista de productos y servicios si aún no la tienes) e ingresa el monto.
4. Selecciona Save and close.

De aquí en adelante

Una vez reabierta la factura, envíale al cliente un estado de cuenta actualizado que muestre tanto la factura original como, si aplica, la nueva factura por la comisión bancaria. Cuando vuelva a pagar, registra ese nuevo pago a través de Truss como lo haces normalmente — no necesitas volver a tocar manualmente la factura reabierta.

Un resumen rápido de las dos cosas que debes recordar:

• Nunca anules un pago devuelto de Truss dentro de QuickBooks — no reabrirá la factura y Truss no verá la anulación.
• Desvincula, no elimines — liberar la factura original del pago (Pasos 1 y 2 de arriba) es lo que la reabre de forma limpia.

Consulta también: Editar, Cancelar o Reembolsar una Factura, Concilia tu Cuenta de Efectivo de Truss en QBO y Cómo se sincronizan QBO y Truss.