Conecta Buildertrend, Jobber y otro software a través de QBO

Cómo se conecta Buildertrend con Truss

No hay una conexión directa y nativa entre Buildertrend y Truss. En su lugar, Buildertrend se sincroniza con QuickBooks Online (QBO), y Truss se conecta a esa misma cuenta de QBO, así que QBO es la capa de sincronización intermedia. Todo lo que Buildertrend envía a QBO, tanto cuentas por pagar como facturas, llegará a Truss de la misma manera. Una vez que esa cadena está lista, Truss envía automáticamente a tus clientes un enlace de pago seguro cada vez que una factura de Buildertrend llega a QBO.

Para que tus clientes paguen con un clic directamente desde el correo de una factura de Buildertrend, también conviene agregar el enlace de tu Payment Portal de Truss en las facturas de Buildertrend; ese es el último paso de abajo.

⚠️ Los clientes deben usar el correo al que se envió la factura
Cuando Truss le envía a un cliente su enlace de pago, el cliente debe iniciar sesión con el mismo correo electrónico al que se envió la factura para verla y pagarla. Si usa otro correo, aunque también sea suyo, no verá la factura. Si un cliente dice que no encuentra su factura, revisa su correo en Buildertrend/QBO.

Antes de conectar

• La sincronización con QuickBooks Online de Buildertrend ya debe estar activada (Buildertrend → Company Settings → Integrations → QuickBooks Online).
• Necesitas una suscripción activa de QuickBooks Online (no QuickBooks Desktop).
• Debes ser Admin tanto en Truss como en QBO.
• Ten a la mano tus datos de acceso a QBO.

Paso 1 · Sincroniza Buildertrend con QuickBooks Online

Esta parte ocurre por completo dentro de Buildertrend, antes de que Truss intervenga.

1. En Buildertrend, ve a Company Settings → Integrations → QuickBooks Online y conecta tu cuenta de QBO si todavía no lo has hecho.
2. Asegúrate de que tanto las cuentas por pagar como las facturas estén configuradas para sincronizarse automáticamente; todo lo que Buildertrend envíe a QBO llegará a Truss una vez que esté conectado.

Dónde se crean realmente las facturas de Buildertrend
Las facturas se crean por proyecto en Financial → Invoices → + Invoice en Buildertrend. Desde ahí se sincronizan automáticamente con QBO una vez activada la integración anterior; no necesitas volver a capturar nada en QuickBooks.

Paso 2 · Truss: Payment Portal, marca y conexión con QuickBooks

Todo lo del lado de Truss (tu enlace de pago, tu marca y la conexión con QuickBooks) está junto en Settings. Haz las tres cosas ahora que estás ahí.

Paso 2A · Configura el enlace de tu Payment Portal

Ve a Settings → Payment Portal. Pegarás este enlace en Buildertrend en el último paso.

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Paso 2B · Configura la marca de tu negocio

Ve a Settings → Business para configurar tu nombre visible y subir tu logo; es lo que ven tus clientes cuando abren el enlace del portal de pagos.

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Paso 2C · Conecta QuickBooks Online

Conecta la misma empresa de QuickBooks Online con la que se sincroniza Buildertrend.

1. En Truss, ve a Settings → Integrations, haz clic en Connect QuickBooks, luego en Get started, e inicia sesión en QuickBooks.

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2. En QuickBooks, ve a Transactions → Bank transactions → Link account, busca Truss Payments e inicia sesión con tu usuario de Truss.

3. Marca cada cuenta de Truss y elige la cuenta de QBO donde se registrará. Usa una cuenta de QBO diferente para cada una. La cuenta de tarjeta usa el tipo Credit Card.

4. Registra las dos entradas de $0,01 de tu cuenta de efectivo y de cada Subcuenta. Tu cuenta de tarjeta no las necesita.

Para ver el proceso completo con todas las capturas de pantalla, consulta Conectar QuickBooks Online con Truss.

Paso 3 · Revisa tu conexión y tus notificaciones en Truss

Regresa a Truss para terminar la conexión.

1. Ve a Settings → Integrations. En Connected accounts, tu cuenta de efectivo debe mostrar Connected. Registrar las entradas de $0,01 es lo que le indica a Truss qué cuenta de QBO usar, así que no hay un menú de General Ledger que configurar. ¿Sigue en Not connected? Haz clic en Setup y luego en Check connection, o consulta Conectar QuickBooks Online con Truss.
2. Activa Automated Invoices (ON). Esto es lo que envía automáticamente a tus clientes un enlace de pago cada vez que una factura se sincroniza desde QBO.

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⚠️ Mantén Automated Invoices activado
Si usas QuickBooks Online sin JobTread, Automated Invoices debe estar en ON. Envía a tus clientes un enlace del portal de pagos en el momento en que una factura de QBO se sincroniza con Truss. Sin esto, tus clientes no tienen forma de pagar a través de Truss.

Revisa también las notificaciones

Una vez conectado QuickBooks, Truss también puede enviar automáticamente a tus clientes un recordatorio de factura por correo, aparte de la notificación que envíe Buildertrend. Si prefieres que tus clientes reciban un solo correo de factura (el de Buildertrend) y solo usen el enlace de pago de Truss que incluye, desactiva esta opción.

1. En Truss, ve a Settings → Notifications.
2. En Global → Customers, busca Invoice reminder.
3. Desactívalo (Off) si solo quieres que Buildertrend envíe el correo de la factura. Déjalo activado (On) si quieres que Truss también envíe su propio recordatorio.

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Esto es independiente de Automated Invoices
Desactivarlo solo detiene el correo de recordatorio de factura de Truss. No afecta la configuración de Automated Invoices de arriba: el enlace de pago se seguirá generando y funcionando igual; tus clientes simplemente no recibirán un segundo correo de Truss.

Paso 4 · Agrega tu enlace de pago a las facturas de Buildertrend

Este es el único paso específico de Buildertrend y no de QuickBooks. Buildertrend no tiene un editor de plantillas de documentos aparte; en su lugar, hay un campo de descripción predeterminada de la factura que aparece automáticamente en cada factura.

1. En Buildertrend, ve a Company Settings → Financial Management Settings → Invoices.
2. Busca Default invoice description.
3. Agrega una línea como: "Para pagar en línea, visita:" y pega el enlace de tu Payment Portal de Truss del Paso 2A.
4. Guarda los cambios.

Cada factura nueva incluirá este mensaje y el enlace de forma predeterminada. Aun así, puedes editarlo o quitarlo en cualquier factura si un proyecto en particular necesita otro texto.

Actualiza también tu plantilla de factura de QBO
Como las facturas de Buildertrend se sincronizan con QuickBooks Online, conviene agregar el mismo enlace de pago a tu plantilla de factura de QBO; así el enlace aparece igual tanto en la factura de Buildertrend como en la copia sincronizada de QBO. Consulta Agrega tu enlace de pago de Truss a una plantilla de factura en QBO para ver los pasos.

¿Usas Jobber, ServiceTitan u otro software?

Cualquier software que se sincronice con QuickBooks Online se conecta a Truss de la misma forma que Buildertrend, con QBO en medio.

1. Conecta tu software a QBO. La mayoría de las plataformas principales lo admiten de forma nativa.
2. Conecta Truss a la misma empresa de QBO (Pasos 2 y 3 arriba).
3. Las facturas y cuentas por pagar que creas en tu software se sincronizan con QBO y luego con Truss.
4. Truss le envía a tu cliente un enlace de pago y procesa el pago.
5. Truss envía el pago a QBO, y QBO actualiza tu software como lo hace normalmente.

¿No usas QuickBooks Online? Aun así puedes facturar directamente en Truss, y algunos programas se conectan a través de Zapier. Escribe a support@trusspayments.com para recibir ayuda con la configuración.

¡Todo listo!

Tu integración de Truss + Buildertrend está activa:

• Buildertrend sincroniza cuentas por pagar y facturas con QuickBooks Online
• El enlace del Payment Portal de Truss está configurado y con tu marca
• QuickBooks Online está conectado a Truss
• El feed bancario de Truss está activo en QBO, con las entradas de $0,01 registradas para tu cuenta de efectivo y cada Subcuenta
• Tu cuenta de efectivo muestra Connected en Truss, con Automated Invoices activado
• El enlace de pago está agregado a la descripción predeterminada de tus facturas de Buildertrend

¿Preguntas? Escribe a support@trusspayments.com